PADANG, KLIKPOSITIF — Dalam rangka mengawal penyelenggaraan kearsipan di unit kerja di lingkungan internal, Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang menggelar asesmen kearsipan. Melalui tahapan yang dimulai sejak Juni s.d. Agustus 2023 itu, Departemen Keuangan/Business Controller ditetapkan sebagai terbaik 1 dan meraih hadiah senilai Rp2.000.000.
Unit lain yang meraih penghargaan, yaitu Internal Audit sebagai terbaik 2 berhak atas hadiah Rp1.500.000, dan Unit Sarana Umum sebagai terbaik 3 dengan hadiah senilai Rp1.000.000.
Selanjutnya, ada 12 unit kerja yang meraih predikat memuaskan dan berhak atas hadiah senilai Rp500.000. 12 unit kerja itu masing-masing, Unit Humas & Sekretariat, Unit Operasional SDM & Umum, Dept. Tambang dan Pengolahan Bahan Baku, Staf Capex Unit, Sistem Manajemen, Unit Quality Assurance, Unit Hukum & GRC, Kantor Diklat, Unit SHE, Unit Pabrik Kantong, Unit Penunjang Produksi, dan Unit CSR mendapatkan predikat sangat memuaskan.
Direktur Keuangan dan Umum PT Semen Padang Oktoweri dalam sambutannya menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada unit kerja terkait atas kinerjanya dalam pengelolaan arsip.
“Sebagai catatan, semua rekomendasi dari asesmen ini agar dapat ditindaklanjuti oleh Unit Pengolah untuk peningkatan berkelanjutan terhadap pengelolaan kearsipan di PT Semen Padang,” lanjut Oktoweri pada penyerahan penghargaan yang dilaksanakan di Kantor Pusat PT Semen Padang, Jumat (13/10/2023).
Kepala Unit Sistem Manajemen, Nelvi Irawati dalam laporannya menyampaikan bahwa Asesmen Kearsipan ini mengadopsi sistem pengawasan yang dilakukan oleh Arsip Nasional RI (ANRI). Asesmen dilaksanakan melalui tiga tahap, yaitu sosialisasi pengisian instrumen, pengisian instrumen mandiri, dan verifikasi lapangan oleh Tim Kearsipan.
Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mengawal penyelenggaraan kearsipan di Unit Kerja agar pengelolaan arsip lebih baik dan tertib yang sesuai dengan kaidah, prinsip, dan standar; serta memonitor tindak lanjut pengawasan (asesmen) sebelumnya.
“Selain itu, kegiatan ini menunjukan bahwa perusahaan patuh dan mengimplementasikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.” tambah Nelvi.
Ia memaparkan sejumlah rekomendasi dari panitia, antara lain, untuk korespondensi internal, setiap unit kerja agar mengoptimalkan penggunaan aplikasi Nota Dinas Online serta unit kerja yang belum menggunakan amplop untuk pengiriman surat ke eksternal, agar kedepannya menggunakan amplop.
Selanjutnya, unit kerja yang belum mendapat akses ke aplikasi e-arsip, agar mendaftarkan Tata Usaha Unit Kerja Pengolah (TU-UKP)nya ke admin aplikasi e-arsip melalui unit kearsipan dan unit kerja yang belum melakukan pencatatan terhadap surat masuk yang berupa hard copy di unit kerja, agar melakukan registrasi surat masuk pada menu surat di aplikasi e-arsip.
Terakhir, unit kerja yang belum membuatkan daftar arsip aktif, agar membuatkan daftar arsip aktif dan dokumen di-entry pada aplikasi e-arsip.
